Не казки, а підказки для будівельних компаній.

12 Жовтня 2011

Заповітна мрія будь-якого керівника будівельної компанії - включити комп'ютер, побачити на його моніторі одну з двох кнопок (червоний або зелений індикатор). Горить зелена кнопка - в компанії все добре, можна зайвий раз не турбуватися, а горить червона - це означає, що є якась проблема, яка вимагає втручання керівника. Добре б, якби комп'ютер ще й підказав про те, що це за проблема і як її можна вирішити, за які ниточки потягнути, кого покарати. Чи можливо це і взагалі для чого це все говорити?

А для того, що управління компанією або окремим її підрозділом, департаментом, відділом вимагає великої уваги, відповідальності і здібностей передбачати можливі проблеми. Мабуть, в більшості випадків у керівники «вибиваються» саме ті люди, які мислять стратегічно. На відміну від виконавців в стандартному розумінні цього слова, керівники, як правило, намагаються думати над розвитком компанії, дивляться вперед, з огляду на досвід і практику колег і т.п. Є, звичайно, винятки з правил ...

Все довідаємося на «летючці»

Говорячи ж про тих керівників, які по-справжньому активні, ініціативні, професійні, варто підкреслити, що і в них виникає ряд складнощів в роботі. Характер цих складнощів зазвичай полягає в нестачі часу на перевірку діяльності співробітників. Напевно, ще з радянських (якщо не більш ранніх) часів в практику увійшли так звані «летючки» або планерки - колективні наради, що проводяться з співробітниками періодично.

У народі їх ще прийнято називати «розбором польотів». Так от, на цих самих «розборах» нерідко з'ясовується, що по деяких проектах компанії у того чи іншого працівника або групи колег йде «завал». Не хотілося б нікого ображати, але часто виконавці намагаються максимально довго приховувати негативну інформацію, створюючи лише видимість роботи. З одного боку, тут можна заперечити, висловивши припущення, що співробітник недостатньо мотивований на виконання поставлених йому завдань (неприваблива заробітна плата, відсутність бонусних винагород за виконану роботу, ненормований робочий день, низький рівень корпоративної культури тощо). Однак нерідко недбалість і несумлінність роботи виконавця практично не піддається поясненню.

Дві кнопки для будівельної компанії

Якщо взяти за зразок роботу будівельних компаній, то тут абсолютно очевидно те, що і співробітникам, і керівникам потрібно ретельно перевіряти масу показників за договорами. Наприклад, потрібно стежити за тим, щоб з того чи іншого договору не було витрачено більше коштів, ніж необхідно. В іншому випадку, компанія буде працювати собі в збиток. Також потрібно контролювати темпи виконуваних робіт, не допускати «перепроцентовок» і т.п. Виконавець повинен розуміти, які показники критичні, які можуть бути скориговані пізніше. Зауважимо, що якщо в компанії сформовані та затверджені регламенти роботи, яких виконавець повинен дотримуватися, то контроль з боку керівника стає ще більш простим і ефективним. До цього потрібно прагнути.

На керівника будівельної компанії або окремого її підрозділу лягає величезна відповідальність. Адже він повинен контролювати всіх і вся, не випускаючи з уваги деталі. Відповідно, кожен управлінець хоче бути попереджений заздалегідь про те, що в компанії назріває проблема, яку потрібно вирішити на початкових етапах її виникнення. Іншими словами, «пожежу легше попередити, ніж загасити». Як це реалізувати - питання ... В ідеалі, кожному керівнику хотілося б, щоб при включенні комп'ютера на моніторі з'являлася одна з двох кнопок: червона або зелена. Червона кнопка символізувала б той самий «пожежу», який потрібно гасити, поки не пізно. Зелена ж кнопка була б підтвердженням того, що в компанії все гаразд і можна спокійно займатися поточними завданнями.

Коли «червоне» стало «зеленим»

Втім, і виконавець від подібної системи семафорів отримав би неоціненну користь. Припустимо, що будівельна компанія веде управлінський облік у спеціалізованій комп'ютерній програмі, в якій враховує всю діяльність підприємства: від обліку договорів, фінансового і календарного планування до складання звітів про виконані роботи на об'єктах і т.п. Нехай так. Але чи є наявність такої програми гарантією того, що компанія не буде працювати в авральному режимі? Якщо ж програма буде доповнена функціями так званого попереднього контролю, то її значимість і користь для компанії зросте в рази. Якщо така функція з'явиться, то користувач програми зможе завчасно побачити, за якими договорами у нього є проблеми (програма повідомить про це сама в разі відхилення від планових показників).

При цьому програма повністю фіксує всі проблеми, про які було повідомлено користувачеві. Ситуації, в якій співробітник може сказати про те, що програма ні про що його не попереджала, просто не може бути. Точніше може лише в одному випадку: якщо користувач не входив в програму (був відсутній на робочому місці). Тут вже керівник повинен знати сам, з якої причини це сталося. Можливо, співробітник був хворий або не вийшов на роботу з поважної причини, про що попередив заздалегідь керівника, а, можливо, його не було на робочому місці з невідомих причин, що є порушенням трудової дисципліни. Це, звичайно, зокрема і внутрішні справи кожної будівельної компанії.

Семафор і CRM

Продовжуючи тему семафорів в програмі для управлінського обліку в будівництві, варто сказати, що якщо така програма інтегрована разом з CRM-системою (програмою для управління відносинами з клієнтами та контрагентами, планування та обліку контактів), то її ефект стає ще більш дієвим. Наприклад, виконавець отримує автоматичне повідомлення програми про те, що з якихось етапах договору виникла проблема.

Він своєчасно реагує на цю звістку і формує своїм колегам деякі завдання в CRM-системі. Мета - зробити оперативні заходи для вирішення проблеми, поставивши завдання тим співробітникам, які можуть на неї вплинути. Керівник, в свою чергу, зможе побачити це. Він буде знати напевно, що виконавець не сидів, склавши руки, а дійсно робив багато для того, щоб проблема була вирішена якомога раніше. У виконавця, в свою чергу, також з'являється вагомий інструмент впливу на рішення виниклої проблеми. Нерідко деякі дії, які на перший погляд є незначними, виконати просто необхідно. Наприклад, сформувати завдання для секретаріату, щоб у ньому підготували пакет необхідних документів чи з'ясували важливі дані.

Майбутнє вже настало?

Фантастично ці вищезгадані побажання виконавців і, що важливо, керівників або цілком реально здійснимі? Ймовірно, що другий варіант відповіді правильний. Адже навіть програма для управління будівництвом колись була чимось дуже революційним. Зараз же автоматизація управлінського обліку і документообігу в будівництві стають все більш поширеним явищем. По всій видимості, розробники програмних рішень не зупиняться на досягнутому і система попереднього контролю, попереджувальних семафорів з'явиться в складі ПЗ, яке призначене саме для будівельних компаній.

Переклад - Буднет 

http://www.vashdom.ru/